Werbeveranstaltungen sind ein fester Teil von Face-to-Face-Marketingstrategien. Sie vereinen die Vorteile digitaler und konventioneller Kanäle, um deiner Zielgruppe ein unmittelbares, reales Erlebnis zu bieten. Das kann ein Produkteinführung sein,  eine Vorschau auf eine Marketingkampagne oder irgendeine Art von Marken-Event.

Wenn Du es richtig anstellst, dann können das Niveau und die Qualität deiner Markenpräsenz, die Du mit der Durchführung einer physischen Veranstaltung erreichen kannst, digitale Medien bei weitem übertreffen. Deswegen ist es umso wichtiger, die Veranstaltung perfekt zu planen und durchzuführen. Dabei gibt es diverse Faktoren zu berücksichtigen. Sehen wir uns die wichtigsten mal an.

1. Mach einen Plan

Wie bereits erwähnt, ist Planung der Schlüssel. Deine Veranstaltung wird nicht die einzige sein, entsprechend musst Du gut und strategisch planen, um die beste Wirkung zu erzielen. Denke sorgfältig über den Zweck der Veranstaltung nach und sei dir sicher, dass der von dir gewählte Kanal auch der best ist, um dein Ziel zu erreichen. Das Schöne an Werbeveranstaltungen ist ihre Unmittelbarkeit und Wirkung sowie die Möglichkeit, den Teilnehmern ein maßgeschneidertes und ansprechendes Erlebnis zu bieten.

2. Klares Messaging

Sobald Du den Anlass für deine Werbeveranstaltung festgelegt hast, plane deine Botschaften. Erstelle ein Referenzdokument in dem die Schlüsselbotschaften klar festgehalten werden, und teile es mit allen die in deine Kommunikations- und Marketingaktivitäten involviert sind. Bedenke vor allem auch dein zu erwartendes Publikum, und welche Herangehensweise für dieses wohl am ansprechendsten ist.

3. Werbematerialien erstellen

Digitale Marketingkanäle sind natürlich der naheliegende Weg, aber denk daran, dass deine Zielgruppe vielleicht lieber über Offline-Kanäle angesprochen wird.

Wenn Du eine kleine und exklusive Veranstaltung für Geschäftspartner planst, dann sind zum Beispiel persönlichere Mittel wie Anrufe oder gedruckte Einladungen ein gutes Mittel. Eine größere und offenere Veranstaltung dagegen bewirbst Du besser über digitale Kanäle und Mundpropaganda.

4. Format festlegen

Während deine Kommunikationsexperten die Botschaften erstellen, arbeiten deine Veranstaltungsleiter am Format der Veranstaltung selbst. Denk an die Redner, die Du einladen möchtest, die Aktivitäten, die Du planst, und die Tagesordnung für den Tag.

Vergiss nicht, dass Du irgendein Argument brauchst, um das Publikum zu deiner Veranstaltung zu locken – einfach „wir machen das“ zieht nicht besonders gut. Ein B2B-Publikum ködert man zum Beispiel mit der Aussicht auf Wissensgewinn und -austausch, etwa in Form prominenter Redner. Ein B2C-Publikum dagegen lockt man mit Dingen wie Gratisgeschenken, Produkttests, etc.

5. Perfekte Planung

Bei Präsenzveranstaltungen kannst Du es dir nicht leisten, mit Worten wie „ungefähr“ oder „hoffentlich“ zu arbeiten. Plane weit im Voraus, stimme deine Strategie mit allen Bereichen ab, und stelle sicher dass auch externe Quellen z.B. Caterer und die Verwaltung des Veranstaltungsortes gut informiert sind. Versuche abzuschätzen was schiefgehen könnte (z.B. könnte bei einer Open-Air-Veranstaltung das Wetter nicht mitspielen) und habe Lösungen parat (z.B. in Form von Zelten oder einer nahen Veranstaltungshalle).

6. Biete den Teilnehmern etwas

Wenn es um Events und Erlebnisse geht, steht die digitale Technologie im Vordergrund. Denke an jeden Aspekt, von deiner Display- und Beleuchtungsausrüstung bis hin zu Tweet-Boards, interaktiven Handsets, Gamification-Erlebnissen und sogar VR-Ständen für Produktdemos und -erklärer. Diese Art von Technologie kann gemietet werden und ist überraschend erschwinglich. Das bietet dir eine wertvolle Möglichkeit, deiner Veranstaltung einen unvergesslichen Touch zu verleihen. Denk dran: je ungewöhnlicher es für die Leute ist, desto besser bleibt es im Gedächtnis.

7. Definiere Erfolg

Sei dir im klaren was Du erreichen willst und wie u messen kannst, ob Du das auch erreicht hast. Stichwort: messbare Erfolgsfaktoren. Werbemarketing kann äußerst effektiv sein, wenn es gut ausgeführt und im richtigen Kontext eingesetzt wird, aber der Erfolg hängt davon ab, was Du erreichen möchtest.

Dies kann alles sein, von der Marken- oder Produktpräsentation bis hin zu Conversions und Verkäufen nach der Veranstaltung. Triff die richtigen Maßnahmen, um deine Aktivitäten nach der Veranstaltung zu planen. Du kannst beispielsweise nach der Veranstaltung Marketing-E-Mails rausschicken oder deinem Publikum exklusive Whitepaper-Inhalte zugänglich machen. Dies kann auch eine Verkaufskampagne integriert werden, um die Teilnehmer weiter durch die Verkaufspipeline zu führen und den Wert der Veranstaltung zu steigern. Stelle sicher, dass die Bereiche Kommunikation, Veranstaltungen, Marketing und Vertrieb alle ihren Teil beitragen.

8. Sei in voller Stärke präsent

Ein Promo-Event ist harte Arbeit und kein Zeitpunkt um zu geizen, zu trödeln oder zu schludern. Stelle sicher, dass Du genügend Leute zur Hand hast, um an diesem Tag ein einwandfreies Erlebnis zu bieten. Das Veranstaltungspersonal muss bereit sein sich persönlich zu engagieren, die Teilnehmer willkommen zu heißen, VIPs besondere Aufmerksamkeit zu schenken, bei der Veranstaltungsregistrierung (idealerweise digital) zu helfen und generell sicherzustellen, dass alles so reibungslos wie möglich abläuft. Dasselbe Team muss auch Bilder und Inhalte des Tages mit Ihren Followern in den sozialen Medien teilen, um jenes Gefühl von Begeisterung und Exklusivität zu erzeugen, das jede Veranstaltung braucht.

Das ist eine Menge Arbeit, also gehe sicher, dass deine Leute auch anständig motiviert sind. Sie müssen verstehen, warum das Event wichtig ist, was Du erreichen willst und was es dem Unternehmen bringen soll. Du musst auch schon im Vorfeld klar machen, dass Du ihren Einsatz zu schätzen weißt, und wie Du ihn honorieren wirst. Das ist gerade dann wichtig, wenn dein Event außerhalb der normalen Arbeitszeiten stattfindet. Wer sich um seinen freien Tag gebracht sieht, wird niemals 100% geben. Also gib deinen Mitarbeitern einen klaren Anreiz sich reinzuhängen – zum Beispiel mit einer Sonderzulage oder einem Tag Sonderurlaub.